Firmowy samochód w dzisiejszych czasach to właściwie konieczność. Spotkania z wieloma klientami, rozszerzanie rynku, docieranie do różnych, nieraz odległych miejsc czy udział w branżowych szkoleniach i konferencjach wymaga sprawnego i szybkiego środka lokomocji. Korzystanie z transportu zbiorowego nie jest tak wygodne jak podróż własnym autem. To zaś generuje wydatki. Jak można zoptymalizować koszty, aby zmniejszyć wydatki na podróże służbowe w firmie?
W tym artykule znajdziesz porady dotyczące najlepszego finansowania samochodu, jak i dokumentowania wszelkich firmowych wydatków w celu obniżenia składki ubezpieczeń komunikacyjnych.
LEASING JEST NAJKORZYSTNIEJSZY
Najkorzystniejszą formą kupienia samochodu do firmy jest wzięcie go w leasing. Zależnie od rodzaju leasingu całą wartość raty można włączyć w koszty uzyskania przychodu, a to znacząco zmniejsza podstawę opodatkowania. W przeciwnym razie gdyby auto nie zostało zakupione, te same pieniądze trzeba by było oddać do urzędu skarbowego, jako podatek. Decydując się na leasing, płaci się znacznie niższe podatki, a jednocześnie ma się nowe i sprawne auto. Fakt, że zwykle są to bardzo młode samochody, również wpływa na koszty, jakie się ponosi na ich użytkowanie.
ZAKUP POJAZDÓW HYBRYDOWYCH LUB ELEKTRYCZNYCH
Inwestowanie w samochody hybrydowe lub elektryczne to coraz popularniejsza opcja dla firm, która przynosi liczne korzyści, zarówno finansowe, jak i ekologiczne. Pojazdy elektryczne charakteryzują się niższymi kosztami eksploatacji – koszt ładowania jest znacznie mniejszy niż ceny paliw kopalnych, a same samochody wymagają mniej kosztownego serwisowania. Dodatkowo firmy mogą liczyć na dotacje, ulgi podatkowe oraz zwolnienia z opłat za wjazd do stref niskiej emisji. Wybór samochodów hybrydowych pozwala zaś na mniejsze zużycie paliwa, co przekłada się na oszczędności na każdym kilometrze. Takie pojazdy pozytywnie wpływają także na wizerunek firmy, wykazując jej zaangażowanie w ochronę środowiska.
CAR SHARING I WYNAJEM DŁUGOTERMINOWY
Car sharing i wynajem długoterminowy to rozwiązania, które mogą znacząco obniżyć firmowe wydatki związane z transportem. Car sharing polega na wynajmowaniu pojazdów na godziny lub dni, co jest idealnym rozwiązaniem dla firm, które nie potrzebują samochodów codziennie. Dzięki temu przedsiębiorstwa nie muszą ponosić kosztów zakupu, ubezpieczenia czy utrzymania pojazdów. Tego typu usługi są dostępne w większych miastach, a koszty są elastyczne i zależne od rzeczywistego użytkowania.
Wynajem długoterminowy z kolei oferuje możliwość korzystania z samochodów przez dłuższy okres, np. na rok lub dwa, bez konieczności ich zakupu. Wszystkie koszty związane z utrzymaniem pojazdu, takie jak serwis, ubezpieczenie, a często także opony, są zawarte w miesięcznej opłacie. To idealne rozwiązanie dla firm, które potrzebują auta przez dłuższy czas, ale nie chcą angażować się w jego zakup, co pozwala na elastyczność finansową i przewidywalność kosztów.
KILOMETRÓWKA
Rozliczenie przebytych kilometrów, potocznie zwane kilometrówką, to podstawa do prowadzenia odliczeń kosztów związanych z utrzymaniem samochodu w firmie. Jeżeli jakaś trasa nie zostanie zaksięgowana w kilometrówce – czyli specjalnej księdze służącej do notowania przebytych odległości, nie można jej wówczas rozliczyć w ramach środków firmowych, a to ogromna strata. Wyjątek stanowi odliczenie 50% podatku VAT, ale w celu odliczenia pełnej wartości podatku dochodowego – trzeba prowadzić rejestr kilometrowy.
Każdą trasę należy więc wprowadzić, potem przelicza się kilometr przez stawkę, która w danym roku obowiązuje i uzyskany wynik stanowi podstawę do prowadzenia odliczeń od podatku. Jest to koszt uzyskania przychodu. Zmniejsza więc podstawę opodatkowania i znów przedsiębiorca może zapłacić niższy podatek.
PARAGONY I FAKTURY
Każdy samochód należy zatankować, a to tylko podstawowy wydatek, który się pojawia. Do tego dochodzi sezonowa wymiana opon, konieczność wykonania przeglądów okresowych czy też ewentualne, większe lub mniejsze naprawy. Doliczyć trzeba również zakup płynów do pojazdu – głównie płynu do spryskiwacza, kosmetyków do samochodu czy też okazjonalnie myjnie. Nikt nie będzie przecież podróżował brudnym samochodem.
Wszystkie te wydatki muszą być odpowiednio udokumentowane. Najlepiej jeżeli są udokumentowane fakturami wystawionymi na daną firmę. W niektórych okolicznościach, ale są to bardzo rzadkie sytuacje, wystarczą paragony. Zasadniczo jednakże, powinno się korzystać z faktur. Zawarte na nich koszty można wprowadzić do ewidencji wydatków i za ich pomocą również obniżyć podstawę opodatkowania. Wydatki na samochód wchodzą w skład kosztów uzyskania przychodu.
REGULARNE KONTROLE POJAZDU
Jeżeli samochód regularnie jest kontrolowany przez mechanika, to znacząco zwiększa to szanse, że rozpoczynająca się właśnie usterka, zostanie szybko dostrzeżona. To bardzo ważne. Jeżeli coś dopiero zaczyna się psuć, to łatwiej to naprawić. Poza tym, że łatwiej, to również taniej, a to nie jest bez znaczenia. Jeżeli zaś dojdzie do poważniejszej usterki, może ona pociągnąć za sobą kolejne uszkodzenia, a wówczas nie dość, że pracy jest więcej, auto jest na dłużej wyłączone z użytku, to jeszcze, koszty takiej naprawy są zdecydowanie wyższe.
Regularne kontrole nie są kosztowne, ani czasochłonne, a mogą generować oszczędności.
ODPOWIEDNIO WYBRANE UBEZPIECZENIE
Jak wybrać ubezpieczenie samochodu? Samochód firmowy również musi być ubezpieczony. Obowiązkowe ubezpieczenie OC to podstawa, ale warto pomyśleć również o AC dla takiego pojazdu. Polisa OC powinna być możliwie jak najtańsza. Jej zakres jest przecież dla wszystkich dokładnie taki sam, więc cena odgrywa tu decydującą rolę. W tym celu, by znaleźć jak najtańszą polisę, warto skorzystać z porównywarki. Wystarczy wprowadzić wszystkie wymagane w formularzu dane, podać wszystkie wymagane parametry, a system je przeanalizuje i wyświetli najkorzystniejsze propozycje ubezpieczeniowe. Wśród nich wystarczy wybrać tę najtańszą polisę OC, by zminimalizować konieczne do poniesienia koszty.
Dodatkowo w przypadku firmowego auta w leasingu konieczne jest wykupienie autocasco. Nieraz jego zakres jest precyzyjnie określony w warunkach umowy leasingowej. Ochrona AC musi być kompleksowa, aby zapisy umowy były dotrzymane. Polisę można zawrzeć przy zawieraniu leasingu i opłacać ją w ratach podczas spłacania leasingu. Czasem leasingobiorca może uzyskać od leasingodawcy zgodę na samodzielne znalezienie i wybranie oferty.
PODSUMOWANIE:
- Kluczowe jest dążenie do jak największego wliczania wydatków na samochód w koszty uzyskania przychodu. Pozwoli to na zmniejszenie podstawy opodatkowania.
- Leasing samochodu pozwala na obniżenie podatków, a równocześnie zapewnia użytkowanie nowego, sprawnego pojazdu.
- Inwestowanie w pojazdy elektryczne lub hybrydowe zmniejsza koszty eksploatacji. Ponadto firmy mogą korzystać z ulg podatkowych oraz dotacji.
- Wydatki związane z samochodem, takie jak paliwo czy naprawy, należy udokumentować fakturami, aby móc odliczyć je od podstawy opodatkowania.
- Regularne przeglądy techniczne pojazdu zapobiegają większym awariom, a odpowiednio dobrane ubezpieczenie, w tym autocasco, pozwala na minimalizowanie ryzyka dodatkowych kosztów.